Практически в каждом офисе установлена оргтехника, в частности, принтеры. Они используются каждый день для распечатки документов. На обслуживание принтеров и прочей оргтехники уходят внушительная сумма, так как любое оборудование нуждается в регулярном техническом обслуживании. В замене изношенных комплектующих. Дополнительно нужно покупать бумагу, чернила и прочие расходные материалы. Один из способов оптимизировать расходы – организовать контроль печати на принтерах. Начать это стоит с аудита. Его можно провести собственными силами или с привлечением сторонних специалистов.
Аудит – это проверка, посредством которой можно определить начальное состояние. Посредством аудита становится понятным, какое количество принтеров используется в офисе. Затем можно рассчитать точную сумму текущих расходов на бумагу, заправку. С учетом этих данных определяется стоимость печати одной страницы. Завершающим этапом аудита становится составление списка сотрудников, которые имеют доступ к оргтехнике и пользуются ей на постоянной основе.
Только после завершения аудита можно приступать к оптимизации расходов на печать. Для облегчения задачи можно использовать специальные программы, которые автоматизируют рутинные операции, предоставят точную информацию в любой момент. Такой функционал поддерживает программа LanAgent. Она позволяет отслеживать печать на всех типах принтеров, которые установлены в офисе. Посредством одного программного приложения можно понять, кто из сотрудников печатает больше документов. Это позволит оценить реальные затраты и возможные потери.
Особенности обеспечения конфиденциальности информации
Одно из преимуществ программы ЛанАгент – большой выбор модулей с широким функционалом. Она позволяет не только оптимизировать расходы на печать, но и обеспечить конфиденциальность информации. Итоговая стоимость DLP систем зависит от типа выбранной лицензии:
- бессрочная лицензия;
- покупка выбранной услуги по подписке на определенный срок.
В первом случае пользователь может не только бесплатно использовать программу без временных ограничений, но и бесплатно устанавливать обновления, обращаться при малейшей необходимости в службу поддержки. Если вы решите купить программу для обеспечения конфиденциальности информации по подписке, то сможете пользоваться предоставленным функционалом на протяжении ограниченного времени. После того как истечет срок, нужно продлевать подписку (вносить повторный платеж).
Внедрение современных программных продуктов в работу любого предприятия позволяет повысить общий уровень безопасности, снять часть нагрузки с сотрудников и автоматизировать важные процессы. Чтобы воспользоваться этими преимуществами, нужно правильно выбрать ПО с учетом текущих задач и специфики работы конкретной компании.
